Landelijke richtlijn consultopnames: verschil tussen versies

Versie van 11 apr 2019 om 23:00

1. Hoofdpagina
2. Regelgeving
3. Toetsprogramma
4. Consultvoeringstoetsen

In deze richtlijn staat alle belangrijke informatie die nodig is bij het maken en registreren van beeld- en geluidopnames , hierna te noemen ‘opnames’, in de opleidingspraktijk en/of op de huisartsenpost. De informatie is gebaseerd op de KNMG richtlijn voor opnamen in het kader van onderwijs en de AVG.

Deze pagina bieden we aan om de officiele landelijke richtlijn consultopnames gemakkelijk leesbaar te maken van scherm. Daar waar deze versie onbedoeld afwijkt van de officiele versie, geldt de officiele versie, zie de downloads, onderaan deze pagina.

1. Inleiding

Voor het dagelijkse onderwijs in de opleidingspraktijk worden door de aios (arts in opleiding) opnames gemaakt tijdens de spreekuren en tijdens de consulten op de huisartsenpost. De gemaakte opnames worden tijdens leergesprekken in de opleidingspraktijk en op het opleidingsinstituut gebruikt voor onderwijsdoeleinden, waarbij het beoordelen van arts-patiënt-communicatie en medisch handelen (consultvoering) centraal staat.

Er bestaat geen twijfel over de waarde van opnames bij de beoordeling van de competentie- ontwikkeling van een aios. Het is echter van groot belang om goede afspraken te maken omtrent het opnemen, de opslag en het vervoer van deze opnames teneinde de privacy van patiënten en aios te bewaken. Dit betekent dat opnames alleen kunnen worden gemaakt met toestemming van de betrokken patiënt(en) en aios, en vernietigd dienen te worden nadat het didactische doel bereikt is.

2. Doel

Het maken van opnames van de consulten van aios heeft tot doel beter zicht te krijgen op de arts- patiënt-communicatie en het medisch handelen van de aios in de opleidingspraktijk en het omgaan met de specifieke problematiek op de huisartsenpost. Daarnaast kunnen opnames worden gebruikt voor onderwijs aan en training van andere huisartsen in opleiding, andere opleiders, beoordelaars en docenten van de huisartsopleiding. Het gaat dus om uitsluitend didactische doelstellingen, waarbij consultopnames de input vormen voor onderwijs en toetsing.

3. Bescherming privacy

De opnames vallen juridisch gezien onder het medische beroepsgeheim (via de wet BIG en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het maken en bewaren van opnames van consulten moet voldoen aan een aantal juridisch vastgelegde zorgvuldigheidseisen. Dit houdt verband met de gevoeligheid van de beeld- en geluidsopnames voor de privacy van de patiënt en de huisarts (in opleiding).

In de Richtlijn van de KNMG over het omgaan met medische gegevens staat over het gebruik van opnames het volgende:

Opnamen in het kader van onderwijs

“De video-opnamen worden gemaakt in het kader van de opleiding van de aios, bijvoorbeeld om de gesprekstechnieken van een student te beoordelen. Een dergelijke opname behoort niet tot het medisch dossier van een patiënt. Het doel van de opname is dan immers niet gelegen in de patiëntenzorg, maar in de opleiding van een arts. De patiënt moet in dit geval toestemming geven voordat de opname gemaakt wordt. Daarbij moet de patiënt geïnformeerd worden over het doel van de opname, hoe lang de opname wordt bewaard en toestemming geven wie toegang tot de opname mag hebben. De opname moet na het gebruik in het kader van de opleiding worden vernietigd.”

Huisartsopleiding Nederland volgt deze KNMG richtlijn en werkt deze als volgt hieronder uit.

3.1 Toestemmingsprocedure

Beeldopnamen worden alleen gemaakt nadat de patiënt daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. De patiënt krijgt voorafgaand aan het consult schriftelijke informatie over het doel van de opnames: zie bijlage 1. In deze informatie staat vermeld waarvoor de opnames bedoeld zijn, wie de opnames te zien krijgen en hoe lang de opnames bewaard worden. In aanvulling op de schriftelijke informatie verstrekt de aios mondeling informatie over de opname. Voordat de opname wordt gestart vraagt de aios toestemming voor de opname aan de patiënt. Daarbij geeft de aios aan dat het niet verplicht is om mee te werken en dat het mogelijk is de toestemming tijdens de opnames in te trekken.

De patiënt dient voldoende gelegenheid te krijgen om opname te weigeren. Pas nadat de patiënt schriftelijk toestemming heeft gegeven wordt de opname gestart. De aios vraagt dan ter bevestiging aan de patiënt of hij/zij alles begrepen heeft. De patiënt heeft het recht om op ieder gewenst moment, ook tijdens het consult de toestemming voor de opname in te trekken. Als dat gebeurt, wordt de opname gestopt en wordt de opname gewist.

Wanneer het instituut de consultopname ten behoeve van onderwijs aan en training van andere huisartsen in opleiding, andere opleiders, beoordelaars en docenten wilt gebruiken, dient naast de patiënt, ook de aios toestemming te geven voor het gebruik hiervan (zie bijlage 4).

3.2 Gebruik

De opnamen worden enkel ingezet voor het doel waarvoor de patiënt toestemming heeft gegeven. In geval van onderwijs wordt de opname gezien door de huisarts-opleider (in een leergesprek) en/of door collega-aios of de directe begeleiders van de betreffende aios op het instituut (in het onderwijs).

In geval van toetsing wordt de opname beoordeeld door een huisarts en/of gedragswetenschapper die door het instituut als beoordelaars van arts-patiënt-communicatie of consultvoering zijn geselecteerd en getraind. In geval van training van anderen wordt de opname bekeken door bijv. aios, opleiders, of docenten. Het is mogelijk dat meerdere observatoren het opgenomen materiaal bekijken indien er sprake is van twijfel bij het tot stand komen van de beoordeling.

3.3 Zeggenschap

De zeggenschap over de beeldopnamen in geval van onderwijs ligt bij aios. Als sprake is van toetsing - dat wil zeggen dat de gegeven beoordeling meeweegt in de voortgangsbeslissing - dan ligt de zeggenschap over de opnamen bij de aios en het opleidingsinstituut c.q. het hoofd van de opleiding gedurende de periode die het opleidingsinstituut nodig heeft om de beoordeling af te ronden.

4. Beheer

4.1 Opslag en transport

Aios van de Huisartsopleding VUmc gebruiken het Videoplatform voor het opslaan, delen ter beoordeling en vernietiging van video's die gemaakt zijn in het kader van de opleiding.

De aios is verantwoordelijk voor de opslag en het transport van de gemaakte opnames. De opnames worden door de aios zelf zorgvuldig bewaard. Materiaal digitaal uploaden, delen en versturen is enkel toegelaten binnen een beveiligde, door de instituten goedgekeurde digitale omgeving.

Transporteren is enkel toegestaan op een gecodeerde usb-stick of andere gegevensdrager . Hiervooris de aios verantwoordelijk.

De huisartsopleider c.q. de huisartsenpost is verantwoordelijk voor een afsluitbare opslagmogelijkheid binnen de opleidingspraktijk c.q. de huisartsenpost. Wanneer opnames tijdelijk worden overgedragen aan het opleidingsinstituut, is het hoofd van de opleiding gedurende deze tijd verantwoordelijk voor afsluitbare opslag. De aios vergewist zich ervan dat alleen daartoe bevoegden in staat zijn om de opnames te bekijken en dat de opnames niet aan derden worden meegegeven.

4.2 Bewaartermijnen en vernietiging

De bewaartermijn hangt af van het concrete didactische doel waarvoor de opnames gebruikt worden. De opnames worden vernietigd nadat het didactische doel is bereikt.

Opnames in het kader van het leergesprek met de opleider of onderwijs op het instituut worden binnen twee weken na gebruik vernietigd. Opnames in het kader van de consultvoeringstoets worden door de aios bewaard en aan het einde van het betreffende opleidingsjaar vernietigd. De opnames die gebruikt worden voor selectieve doeleinden, worden door de aios bewaard tot een definitieve beslissing over de voortgang is genomen, beroepsprocedures zijn afgerond dan wel de periode waarin een beroepsprocedure kan worden gestart is verlopen. Het opleidingsinstituut heeft recht op inzage in opnames die voor selectieve doeleinden gemaakt zijn.

De aios is verantwoordelijk voor het vernietigen van deze opnames. Vóór het einde van opleidingsperiode jaar 1 en voor het einde van de opleiding herinnert het instituut de aios er aan dat deze verantwoordelijk is voor het wissen of vernietigen van opgenomen beeldmateriaal. De aios ondertekent daarvoor de ‘ verklaring wissen beeldopnames’ die verstrekt wordt door het instituut.

Opnames waarbij de patiënt en de aios toestemming verlenen om deze te gebruiken voor training, worden door het instituut gekopieerd en in een beschermde database opgeslagen. Na het verlopen van de aangeduide bewaartermijn worden de opnames door het instituut verwijderd uit de database en vernietigd.

De opnames worden behandeld als waren zij onderdeel van het medisch dossier als het gaat om zorgvuldigheid. Het materiaal maakt echter geen onderdeel uit van het medisch dossier en is bedoeld voor onderwijskundige doeleinden. De bewaartermijn is daarom niet gebonden aan bepalingen die van toepassing zijn op medische dossiers.

5. Toepassing van deze richtlijn in de praktijk

Het is zeer belangrijk dat de zorgvuldigheid van de procedure en de privacy van zowel de patiënt als die van de aios gewaarborgd blijven.

5.1 Toestemming van de patiënt

De patiënt moet in ieder geval vooraf goed schriftelijk en mondeling geïnformeerd worden en de tijd krijgen om na te denken over een eventuele toestemming (juridische regelgeving). Daarom moet de procedure in de wachtkamer worden opgestart.

Het vragen om toestemming van de patiënt dient zorgvuldig te gebeuren, zodat de patiënt goed begrijpt waar deze 'ja' tegen zegt en zich ook geheel vrij voelt om 'nee' te zeggen. Elke huisartsenpraktijk is anders georganiseerd. De opleider, huisarts in opleiding en de praktijkassistente in de opleidingspraktijk, en de opleiders en Eerst Verantwoordelijk Assistente (EVA) op de huisartsenpost zijn vrij om de procedure te kiezen die het meest bij hun praktijk c.q. de huisartsenpost past, mits voldaan wordt aan de voorwaarden beschreven onder 3 en 4.

Voorgesteld wordt gebruik te maken van een informatiebrief en een toestemmingformulier, waar op de achterkant het privacy statement is afgedrukt. Het toestemmingsformulier wordt ondertekend in tweevoud. De patiënt en de aios ontvangen een exemplaar. Het tekenen van het formulier is voldoende voor het verlenen van toestemming. De aios vraagt ter bevestiging bij aanvang van de opname of de patiënt alles begrepen heeft.

Hieronder wordt een voorbeeldprocedure geschetst als handreiking.

1. Als de aios consulten wil opnemen, zorgt de assistente ervoor dat elke patiënt die bij de aios op het spreekuur komt, in de wachtkamer de informatiebrief, het toestemmingsformulier en het privacy statement ontvangt. Zorg er voor dat op de achterzijde van het toestemmingsformulier het privacy statement is geprint, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over voor welke doeleinden er toestemming is gegeven.
2. De toestemming betreft drie mogelijke, onderscheiden doelen (zie ook informatiebrief):
   1. Feedback/beoordeling van de consultvoering van de huisarts in opleiding door de huisartsopleider;
   2. Feedback/beoordeling van de consultvoering van de huisarts in opleiding door een andere huisarts -docent/-beoordelaar of gedragswetenschappelijk docent;
   3. Onderwijs aan en training van andere huisartsen in opleiding, andere opleiders, beoordelaars en docenten van de huisartsopleiding.
3. De patiënt moet in de gelegenheid worden gesteld om bij de assistente nadere uitleg te vragen.

TIPS

• Neem van te voren samen met de assistente de procedure goed door.
• Het is van belang dat de consulten volledig (dus inclusief opening, het lichamelijk onderzoek en de afronding) worden opgenomen.
• Plan extra tijd in (bv. laat één afspraak open) t.b.v. voldoende tijd voor registratie.

Om twee redenen wordt voorgesteld om de assistente hierbij te betrekken. Allereerst wordt daardoor de natuurlijke gang van zaken bij het spreekuur van de aios zo min mogelijk verstoord.

In de tweede plaats is de patiënt zo beter in staat om tot zich te nemen wat er gevraagd wordt en af te wegen of hij/zij toestemming geeft. Dat is veel rustiger dan wanneer de aios dat aan het begin van het consult moet uitleggen of vragen.

5.2 Toestemming van de aios

De aios kan op een separaat formulier (bijlage 4) toestemming geven om de opname voor trainingsdoeleinden te gebruiken, mits de patiënt daarvoor óók toestemming heeft verleend. De beide toestemmingsverklaringen dienen gebundeld bewaard te worden om de opname te kunnen gebruiken.

Download

De officiele pdf van de Richtlijn Consultopnames:

• https://www.huisartsopleiding.nl/images/opleiding/Richtlijn_consultopnames_door_aios_-_def.pdf

De losse invulbare en uitprintbare bijlages:

• Bijlage 1 - Informatiebrief voor de patiënt
• Bijlage 2 - Toestemmingsverklaring van de patiënt
• Bijlage 3 - Privacy statement
• Bijlage 4 - Toestemmingsverklaring van de aios
• Bijlage 5 - Verklaring van vernietiging