Declaraties
| Financiën |
|---|
|
Hoofd |
|
Adjunct hoofd |
|
Manager bedrijfsvoering |
Inleiding
Op deze pagina staat de uitleg van het declaratieproces voor ‘geleverde diensten’ aan Huisartsopleiding Amsterdam UMC, locatie VUmc.
De betrokkenen zijn:
- medewerkers van de opleiding (opdrachtgever, afdeling financiën);
- declaranten (gastdocenten, acteurs, selectiecommissieleden, supervisoren, BCT-beoordelaars, leveranciers);
- afdeling crediteuren van Amsterdam UMC.
Onderaan deze pagina wordt in een stroomschema het declaratieproces visueel weergegeven.
Kosten die de aios maakt voor de opleiding, zoals aanschaf van de UZI-pas, instrumenten of congresbezoek, worden gedeclareerd bij de SBOH.
De medewerker (opdrachtgever) van de huisartsopleiding vraagt via het digitale formulier ‘aanvraag inkoopordernummer’ onderaan deze pagina een inkoopordernummer aan.
Uitzondering
Voor drie groepen declaranten wordt wordt via dit standaard Excelsheet in één keer voor de hele groep een inkoopordernummer aangevraagd. Het ingevulde bestand wordt aan Hans den Ouden (jm.denouden@amsterdamumc.nl) gemaild ter verwerking.
Het gaat om:
- Beoordelaars van de BasisConsultvoeringsToets
- Selectiecommissieleden (opleiders)*
- Supervisoren
*Aios die ingezet zijn als commissielid ontvangen een declaratielink (zie stap 2c). Medewerkers van de opleiding die buiten hun contracturen werkzaamheden verrichten voor de selectiecommissie kunnen die uren in overleg met hun teamleider via MijnHR declareren (zie stap 2d).
Na de digitale ontvangst van het formulier ‘aanvraag inkoopordernummer’ of het Excelbestand voor groepen, zet de afdeling financiën de volgende stappen:
- Declaranten die al geregistreerd staan als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc
- De geregistreerde declarant ontvangt binnen 2 werkdagen een inkoopordernummer met aanvullende factureringsinstructie (klik hier voor een voorbeeld van dit bericht).
- De onder stap 1 genoemde opdrachtgever ontvangt een kopie van dit bericht.
- Declaranten die nog niet geregistreerd staan als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc maar wel in het bezit zijn van een KvK-nummer
- Deze declarant ontvangt binnen 2 werkdagen een formulier voor aanvullende informatie van de afdeling financiën, waarna declarant geregistreerd wordt als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc.
- De declarant ontvangt vervolgens het inkoopordernummer en aanvullende factureringsinstructie (klik hier voor een voorbeeld van dit bericht).
- De onder stap 1 genoemde opdrachtgever ontvangt een kopie van dit bericht.
- Declaranten (inclusief aios) die niet geregistreerd staan als leverancier van Amsterdam UMC locatie VUmc en niet in het bezit zijn van een KvK-nummer
- Deze groep declaranten kan niet worden geregistreerd als leverancier van Amsterdam UMC, locatie VUmc.
- Van de afdeling financiën of de betreffende medewerker ontvangt de declarant een digitale link waarmee de kosten kunnen worden gedeclareerd. De betreffende medewerker ontvangt een kopie van dit bericht.
- Werknemer in loondienst
- Declaranten die in loondienst zijn van Amsterdam UMC declareren de gemaakte kosten/uren via MijnHR.
- De declarant ontvangt hierover, indien van toepassing, een bericht van de afdeling financiën.
De standaard betalingstermijn bedraagt gemiddeld 30 dagen nadat de declaratie/factuur is ingediend.
Aanvraagformulier inkoopordernummer
In te vullen door medewerker (opdrachtgever) van Huisartsopleiding Amsterdam UMC, locatie VUmc:
Vragen?
Kloppen de details van de opdrachtomschrijving in de ontvangen mail (zie stap 2) niet?
Neem dan in eerste instantie contact op met uw opdrachtgever van de huisartsopleiding.
Hebt u vragen over het opstellen van de factuur of over de betaling?
Mail uw vragen naar crediteuren@vumc.nl of bel 020-444 1212.