Omgaan met privacygevoelige informatie
| Regelgeving |
|---|
|
Hoofd |
|
Adjunct hoofd |
|
Onderwijscoördinatoren |
|
Regelgeving |
Inleiding
In de privacyverklaring van Huisartsopleiding Amsterdam UMC staat dat ten behoeve van de voortgangs- en kwaliteitsbewaking van de opleiding gegevens van aios en opleiders verwerkt worden. De verklaring geeft geen inzicht in hoe er binnen de opleiding met deze privacygevoelige informatie van aios en opleiders wordt omgegaan. Hieronder worden de uitgangspunten beschreven die docenten en andere medewerkers van de opleiding hanteren bij het omgaan met privacygevoelige informatie van de aios en opleiders in opleidingssituaties.
Uitgangspunten
- Huisartsopleiding Amsterdam UMC respecteert de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Met het tekenen van de opleidingsovereenkomst c.q. samenwerkingsovereenkomst conformeert de aios c.q. opleider zich aan het instituutsreglement. In het kader van de begeleiding van aios en kwaliteitsbewaking van de opleider vindt intercollegiaal overleg plaats, waar de betrokkenen de privacy bepalingen hanteren. In geval van conflicterende belangen informeren we alle betrokkenen optimaal.
- In onze opleidingsopdracht staat de opleidingssituatie van de aios centraal, niet de persoon van de aios of andere betrokkenen.
- Overleg tussen docenten en stafmedewerkers onderling, tussen docent en opleider en tussen docent/opleider en aios is noodzakelijk voor goede begeleiding en beoordeling van de aios en de kwaliteitsbewaking van de opleider.
- De docent heeft ruimte en mogelijkheid nodig voor interne onderlinge consultatie van docenten of bijvoorbeeld (assistent) teamleiders binnen de opleidingssituatie van de aios of de opleider. Het is niet volledig uit te sluiten en niet in alle gevallen wenselijk dat alle privacygevoelige informatie buiten deze overleggen wordt gehouden. De vraag of het inbrengen van deze informatie functioneel is, is leidend. Door bij elke overlegvorm het doel duidelijk aan te geven, blijven de deelnemers alert op welke inbreng functioneel en dus noodzakelijk is.
- Alle informatie die uitgewisseld en vastgelegd wordt is gebaseerd op feitelijke gegevens.
- De deelnemers aan al het aios- en opleidersgebonden overleg zijn gehouden aan hun geheimhoudingsplicht; buiten de context van de opleiding wordt geen informatie gedeeld.
Intern werkproces bij het omgaan met privacygevoelige informatie in opleidingssituaties
Werkwijze
Algemeen
Bij het bespreken van aios- of opleidergerelateerde inbreng stellen inbrenger en gespreksdeelnemers het doel vast. Alle deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bewaken van de grens tussen functionele en overbodige informatie over alle betrokkenen (wel en niet aanwezig bij het gesprek).
In de volgende situaties kan privacygevoelige informatie gedeeld worden:
- ten behoeve van de opleiding van de aios;
- ten behoeve van de opleiding/kwaliteit van de opleider;
- ten behoeve van de ondersteuning van docenten bij de begeleiding van aios en/of opleiders.
Dit kan onder andere gesprekken in de driehoek aios-opleider-docent betreffen, maar er kunnen ook tweegesprekken tussen aios-opleider, aios-docent, docent-opleider plaatsvinden of overleggen tussen docenten en teamleiders, het hoofd en/of andere betrokken stafmedewerkers.
Doelen van inbreng kunnen zijn:
- Delen. Iemand heeft informatie (over een aios of opleider) die ook bij de anderen bekend moet zijn voor het goed kunnen begeleiden en voor de formele beoordeling van de aios of opleider.
- Spuien. Iemand heeft iets meegemaakt met (betrekking tot) een aios of opleider en wil dit kwijt om ermee verder te kunnen. Spuien is dan het eerste doel. Het kan voorkomen dat na het spuien de inbreng omgezet wordt in ‘vragen’.
- Vragen. De inbrenger heeft een vraag/probleem over een aios of opleider en zoekt een oplossing(srichting). De situatie/vraag wordt in eerste instantie geëxploreerd en de gespreksdeelnemers kunnen als klankbord worden gebruikt.
Er zijn situaties denkbaar waarin informatie over aios of opleiders toevalligerwijs of via onverwachte wegen wordt verkregen. In die gevallen weeg je af of de informatie van belang is voor de opleidingssituatie van de aios of conflicteert met de opleidingsopdracht. Indien niet relevant, houd je de informatie voor jezelf.
Wanneer de informatie belangrijk genoeg lijkt om er iets mee te doen consulteer je een vertrouwde collega (bij voorkeur de teamleider) met wie je bespreekt wat je met de informatie gaat doen. Als je besluit dat verdere actie nodig is moet de teamleider hierin betrokken worden.
Uitwisseling binnen de aios- en opleidersgroep
Bij de start van een nieuwe groep wordt de vertrouwelijkheid binnen de groep aangegeven, waarbij wordt afgesproken dat informatie die wordt uitgewisseld binnenskamers blijft. Er wordt niets mee gedaan, tenzij de docent zich naar aanleiding van verkregen informatie ernstige zorgen maakt over de opleidingssituatie.
Wanneer de docent zicht ernstige zorgen maakt zal deze hierin verdere actie ondernemen. Deze kan onder andere bestaan uit:
- de aios of opleider stimuleren de situatie bespreekbaar te maken met de opleider of aios;
- een 3-gesprek initiëren met aios en opleider in een poging de knelpunten op te lossen;
- de opleider adviseren of stimuleren om contact op te nemen met de COMO;
- de opleider aanmelden bij de COMO (na dit besproken te hebben met de opleider).
Indien de aios of opleider geen gevolg wil geven aan de voorgestelde actie én de docent schat de situatie voldoende ernstig in, dan kan deze in het belang van de opleidingssituatie besluiten tot vervolgactie:
- de docent maakt in overleg met de teamleider een inschatting van de ernst van de situatie, waarna eventueel vervolgstappen gezet worden.
- als het gaat om mogelijke problemen in de opleidingssituatie van de aios, waarbij de aios zelf niet genoeg mogelijkheden heeft/ziet om de gewenste verandering/zorg te bespreken kan een vervolgstap zijn dat er contact opgenomen wordt met de opleider. Doel hiervan is om deze mogelijk zorgelijke situaties in de opleiding bespreekbaar te maken en te houden.
- als het gaat om mogelijke problemen in het functioneren van de opleider als opleider of als huisarts wordt altijd het gesprek aangegaan met de opleider. Afhankelijk van het resultaat van het contact wordt informatie gedeeld met de COMO om eventuele vervolgstappen en/of passende maatregelen te kunnen nemen.
Ernstige incidenten
In het geval zich een situatie voordoet, die dermate ernstig van aard is, dat een melding aan de IGJ (of anderszins) aan de orde zou kunnen zijn dient dit altijd gemeld te worden aan het hoofd van de Huisartsopleiding. In alle gevallen wordt contact opgenomen met de betrokkenen en vindt hoor en wederhoor plaats. Het hoofd meldt dit vervolgens aan de medische directie die, na overleg met alle betrokkenen, indien nodig een melding doet bij de IGJ. De Huisartsopleiding volgt hierin het beleid van Amsterdam UMC t.a.v. calamiteiten in de patiëntenzorg: Calamiteiten in de patiëntenzorg - 10 stappenplan Amsterdam UMC (Versie 9)