COMO

Opleiders
	Teamleider opleidersteam; Pien van Langen
	Voorzitter COMO; Nanda Stoll;
	Assistent teamleider; Amber Currell;
	Opleiders Opleiders; Scholing voor Opleiders; Kwaliteit Opleiders COMO; ; HAOVUmc; Opleiderskalender; Archief infobulletins;

Inhoud

1 Positionering
- 1.1 Ambitie
2 Taken en werkwijze
- 2.1 Bezwaren

Positionering

De Commissie Ondersteuning en Monitoring huisartsOpleiders (COMO) valt onder het opleidersteam.
De COMO bestaat uit 6 personen: 5 ervaren stafleden (gedragswetenschappers én huisartsen) uit het opleidersteam en een huisartsopleider (hao), als vertegenwoordiger van de regionale opleidervereniging HAOVUmc. Deze vertegenwoordiger neemt actief deel aan de vergaderingen, bewaakt dat de commissie zorgvuldig werkt en adviseert in voorkomende gevallen ten aanzien van beleidsveranderingen.
De voorzitter heeft regelmatig overleg met de teamleider van het opleidersteam.

Ambitie

De COMO zet kwaliteitsbewaking zo helder mogelijk neer en beoogt daarom een zo groot mogelijke transparantie.
In een aantal gevallen blijkt openheid lastig; bijvoorbeeld bij privacygevoelige onderwerpen. De individuele hao zou door volledige transparantie dan geschaad kunnen worden. De commissie probeert altijd een goed evenwicht te vinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds respect voor de belangen van de individuele hao.

Taken en werkwijze

De COMO:

beoordeelt alle leerwerkplannen en coacht waar nodig bij het schrijven daarvan;
beheert en bespreekt de hao-dossiers, waarin zich alle evaluaties en gespreksverslagen bevinden;
organiseert en voert, samen met ervaren hao’s en mentoren, de voortgangsgesprekken met hao’s;
is aanspreekpunt voor iedereen die zich zorgen maakt over het functioneren van een hao.

Leerwerkplan

Een van de voorwaarden die de RGS aan opleiders stelt is het leerwerkplan. De aanzet voor het opstellen van een leerwerkplan wordt gegeven tijdens de oriëntatiecursus.
De hao legt het leerwerkplan voor aan de COMO die het waar nodig van commentaar voorziet. Deze taak wordt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd door een van de COMO-leden.

Evaluaties

Wij gebruiken de landelijk ontwikkelde LEOh en onze eigen Evaluatie hao door docent om een indruk te krijgen van het functioneren en de hao daarop feedback te kunnen geven. Als er opvallende bevindingen tijdens de leergangen zijn vullen de betreffende docenten facultatief een evaluatie in. Dit kunnen zowel positieve als negatieve bevindingen zijn.
Alle formulieren zijn gebaseerd op het competentieprofiel van de hao.

Procedure

Twee keer per opleidingsjaar vult de aios de LEOh in en aan het eind van de stage vullen beide docenten de Evaluatie hao door docent in. Betrokkenen bespreken beide evaluaties met de hao, die vervolgens een handtekening 'voor gezien' zet.
Twee COMO-leden lezen onafhankelijk van elkaar de formulieren. Het blijkt zinnig deze oordelen naast elkaar te leggen om beter te zien bij wie er reden is tot zorg of tot het geven van een pluim. Doordat de stafleden van de COMO de evaluatieformulieren stelselmatig bekijken is duidelijk dat de consistentie en de objectiviteit van de antwoorden wisselt én dat hao’s per jaar wisselend kunnen presteren. Dit laatste is onder andere afhankelijk van de samenwerking met de aios.
- Als uit na het lezen van een evaluatie twijfel bestaat over een hao, bekijkt één COMO-lid het hele dossier, om zo beter te kunnen beoordelen waar structurele knelpunten liggen en waar het probleem mogelijk incidenteel is. Op grond hiervan maakt dit staflid een samenvatting voor de bespreking in de vergadering.
- Ook evaluaties van hao’s waar in eerdere jaren twijfels over waren worden bekeken en besproken in de vergadering.

Voortgangsgesprekken

Beginnende hao’s hebben in de eerste twee jaren twee voortgangsgesprekken met een bij de opleiding betrokken mentor of staflid.
Ervaren opleiders hebben minimaal één keer per drie jaar een voortgangsgesprek, meestal met een ervaren (ex-)hao.
- Verder worden, na bespreking in de COMO-vergadering, door ervaren stafleden uit de COMO extra voortgangsgesprekken gevoerd bij
  - een ontkoppeling;
  - wanneer een aios voortijdig stopt met de opleiding;
  - bij reden tot zorg (zoals kritische evaluaties);
  - bij reden tot tevredenheid vanwege opvallend positieve signalen;
  - wanneer een hao een zwaar opleidingsjaar gehad heeft. Dan wordt besproken hoe het de hao vergaat, of en hoe deze weer met goede moed door kan gaan, wat hij/zij geleerd heeft en welke feedback hij/zij heeft voor het instituut. Het is de taak van de COMO de hao goed te horen en samen de loop van de gebeurtenissen zo helder mogelijk te analyseren. Dit kan leerpunten opleveren voor zowel hao als opleidingsinstituut. De aandachtspunten voor het instituut worden besproken door, en omgezet in actiepunten voor, het opleidersteam.

Werkwijze

Degene die het gesprek voert bekijkt het dossier van betreffende hao, inclusief verslagen van eerdere voortgangsgesprekken en de door aios en docenten ingevulde evaluaties. De voortgangsgesprekken zijn zo een krachtig instrument voor de kwaliteitsbewaking en
-bevordering.
De voorzitter van de COMO leest alle verslagen van de voortgangsgesprekken en noteert wat van belang is. Eén van de onderwerpen van de voortgangsgesprekken is bijvoorbeeld de feedback van de hao naar het instituut. Deze feedback wordt gebundeld en besproken in het beleidsoverleg. Regelmatig komen hieruit nieuwe beleidsbeslissingen voort.

Verslaglegging en dossiervorming

Van alle gesprekken met hao’s wordt een verslag geschreven.
De hao's schrijven zelf van elk voortgangsgesprek een verslag en een lid van de COMO maakt het verslag van de andere gesprekken. De verslagen worden nadat de hao akkoord heeft gegeven bewaard in het hao-dossier.

Inhoud hao-dossier:

gespreksverslagen;
evaluaties door aios en docenten;
officiële correspondentie met de RGS;
andere relevante correspondentie;
de overeenkomst tussen opleider en instituut.

Het hao-dossier is in te zien door:

de betreffende hao;
het hoofd van de opleiding;
de teamleider van het opleidersteam;
de COMO.

COMO-vergadering

Op basis van de hao-dossiers wordt vastgesteld wie benaderd wordt voor een extra voortgangsgesprek: verhelderend dan wel beoordelend/evaluatief. Doel van het gesprek (duidelijkheid over de leer- en werksituatie van de aios, het leerproces en de satisfactie van de opleider) en beoogd resultaat, inclusief termijn, worden in de vergadering bepaald. Indien nodig stelt de COMO samen met de betreffende hao een (verbeter)plan op; er kunnen eisen gesteld worden aan inzet, didactische vaardigheden of organisatie van de opleidingssituatie in de praktijk. De COMO volgt de hao tijdens het verbetertraject.
- Bij ernstige twijfel tot geschiktheid wordt overlegd met en/of advies gevraagd aan de teamleider van het opleidersteam. Dit wordt meegenomen in de onderbouwing van een eventueel advies (tijdelijk) de samenwerking te stoppen. De teamleider van het opleidersteam neemt een dergelijk formeel besluit in overleg met het hoofd van de opleiding.
- In zeer uitzonderlijke gevallen functioneert een hao zo slecht en is deze zo slecht aanspreekbaar op zijn functioneren, dat de COMO direct aan de teamleider en het hoofd adviseert om de samenwerking op te zeggen.
De vergadering bespreekt elk jaar de hao's die ‘zeer goed’ scoren. Diegenen die meerdere jaren als zeer goed benoemd zijn worden uitgenodigd voor een feedbackgesprek.

Als een hao in de vergadering besproken is krijgt deze hiervan bericht, ook als besloten wordt dat er geen aanleiding is om het gesprek aan te gaan. Dit in het kader van onze ambitie van een zo groot mogelijke transparantie.

Procedure alarm over opleider

Wanneer een staflid of derde een alarmerend signaal ontvang over een hao - via aios, hao's, docenten of teamleiders - verzoekt de COMO diegene dringend hierover contact op te nemen met de voorzitter van de COMO, aanspreekpunt in deze. De voorzitter faciliteert dit contact door dit zo snel en laagdrempelig als mogelijk plaatst te laten vinden - d.w.z. snel zelf aanhoren of zorgen dat een COMO-collega dat doet.
Hoe concreter de informatie, hoe meer de COMO ermee kan. De COMO streeft ernaar zo open mogelijk te zijn over de herkomst van de informatie. Mocht dit onoverkomelijk lijken, dan wordt daar bij uitzondering van afgeweken.

Stappen

Melding bij COMO.
Twee COMO-leden, waaronder de voorzitter of diens vervanger, vragen de melder op korte termijn om verheldering.
Actieplan - afhankelijk van de ingeschatte ernst van de situatie onderneemt COMO deze acties:
1. direct of later melden bij het hoofd van de opleiding en de teamleider van het opleidersteam;
2. actieplan bepalen door minstens twee COMO-leden, met het hoofd en de teamleider. Indien hoofd of teamleider niet beschikbaar zijn, wordt hierbij minimaal een derde COMO-lid betrokken.
De betreffende hao wordt geïnformeerd en ter verheldering wordt een gesprek gepland. De hao wordt dringend verzocht zo discreet mogelijk te zijn richting de gekoppelde aios. 'Hoe om te gaan met de aios' is een van de agendapunten tijdens het gesprek.
Het onderzoek wordt verder uitgewerkt.
COMO formuleert een advies en legt dit voor aan de teamleider van het opleidersteam.
COMO gaat met betreffende hao in gesprek over het te volgen beleid, inclusief SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) afspraken. Wanneer het een ernstige kwestie betreft zal dit gesprek gevoerd worden door het hoofd van de opleiding, in samenspraak met de teamleider.
Beleid met SMART afspraken wordt uitgevoerd.
Terugblik op gevolgde weg en wat hieruit geleerd moet/kan worden door betrokken stafleden en eventueel melder. Zo nodig worden vervolgafspraken gemaakt.
Als sprake blijkt van loos alarm bespreekt de COMO samen met de hao hoe deze van blaam gezuiverd kan worden.

Toelichting

Ad stap 3.
In het overleg tussen COMO, het hoofd en de teamleider worden de feiten geïnventariseerd en wordt op grond daarvan wordt gekozen voor de te bewandelen weg, het zogenaamde actieplan. In princiep wordt de betrokken hao daarna direct ingelicht.

Bij het opstellen van het actieplan neemt de COMO in overweging:

Waar gaat het over? Verhelder, concretiseer en verifieer de informatie zoveel mogelijk.
Hoeveel haast moet gemaakt worden met de afhandeling?
Hoe groot is de kans dat te vroeg informeren ervoor zorgt dat de feiten niet goed meer achterhaald kunnen worden?
Hoe, en hoe snel, kan meer zicht gekregen worden op gegevens die nodig zijn voor het maken van een keuze?
De opleidingssituatie in de praktijk en de rust voor het leren van de aios (ervan uitgaande dat de melding van een ernstige klacht over een hao deze rust meestal zal beïnvloeden).
Het belang en recht van de betreffende hao om zo vroeg mogelijk op de hoogte te worden gesteld.

In ernstige gevallen kan de COMO in samenspraak met de teamleider en het hoofd naar aan leiding van het stappenplan de volgende maatregelen nemen:

De hao wordt (tijdelijk) buiten het koppelproces gehouden.
De hao wordt (tijdelijk) geschorst. Is er voor de aios in dat geval een goed alternatief voor een vervolg van de opleiding elders?

Ad stap 5.
Bij het onderzoek wordt de klacht zoveel mogelijk onderbouwd door:

Informatie van de hao zelf.
Het dossier van de hao.
Informatie van derden (met toestemming van de hao). Het kan een aantal weken duren voor de nodige informatie verkregen kan worden.
Informatie van de huidige groepsdocenten ten aanzien van mogelijke consequenties voor de opleiding van de aios.
De aios zelf wanneer daar aanleiding toe is. Hierbij bekijkt de COMO zorgvuldig of dit haalbaar is zonder de aios in een te moeilijk parket te brengen.

Evaluatie

Achteraf evalueert de COMO, in samenspraak met het hoofd en de teamleider:

Is de procedure gevolgd?
Hoe is de procedure verlopen?
Zijn er nieuwe dingen te leren?

Bij deze evaluatie wordt zo mogelijk het hao-lid van de COMO betrokken.

Bezwaren

Hao's die bezwaar hebben tegen de wijze waarop zij behandeld zijn of die in beroep willen gaan tegen een besluit van het instituut, kunnen mailen naar de ombudsman van Amsterdam UMC (ombudsman@amsterdamumc.nl) of de door de RGS ingestelde geschillencommissie. Zie ook de Wiki-pagina's Opleidingsrelatie - Samenwerkingsproblemen en ontkoppeling en (voor aios) Procedure bij problemen, klachten en conflicten.